En la etapa de seguimiento y monitoreo, la tercera del proceso, se espera crear un plan que permita realizar un adecuado seguimiento y monitoreo del programa. La metodología que se plantea en esta fase busca ayudar a responder dos preguntas clave:
¿Cómo saber si se está cumpliendo con lo necesario para el logro de las metas y objetivos?
¿Cómo saber si se está cumpliendo la implementación de lo que se planificó?
Primero, se explica en qué consiste el seguimiento y monitoreo, su importancia y las fallas que permite detectar. Luego, se presenta la manera en que se crea el plan de seguimiento y monitoreo.
Esta tercera etapa del ciclo de vida de un programa educativo es fundamental para que en un futuro se pueda desarrollar la evaluación del proyecto. Más específicamente, se debe priorizar la construcción del plan de monitoreo y evaluación, junto con la del esquema de monitoreo y evaluación.
La estrategia de seguimiento y monitoreo se puede desarrollar en cuatro etapas:
El seguimiento y monitoreo es el análisis continuo de la ejecución del programa para establecer el grado en que las actividades, procesos y metas se cumplen de acuerdo con lo planificado.
Las siguientes son las características fundamentales del seguimiento y monitoreo:
Además, el seguimiento y monitoreo:
Permite contar con información oportuna sobre si el programa se está implementando como se tenía planeado.
Determina el progreso en la ejecución del proyecto.
Sirve para identificar los logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados.
Se realiza para comprobar la eficiencia y efectividad del proceso de ejecución de un proyecto de acuerdo con lo programado en la matriz de marco lógico (Etapa de diseño).
Es importante tener en cuenta que el plan se debe estructurar desde la etapa de diseño del proyecto. Así, el seguimiento y monitoreo forma parte de las etapas de diseño, seguimiento y monitoreo a la implementación y posproyecto, o evaluación del proyecto.
Importancia del seguimiento y monitoreo
El seguimiento y monitoreo es esencial para identificar fallas en la implementación y el diseño del programa.
Con el seguimiento y monitoreo:
Se identifican desviaciones con respecto a lo planteado en la MML
Se tiene un mecanismo para observar fallas en el programa
Se genera una fuente continua de aprendizaje
La matriz de marco lógico y el plan de seguimiento y monitoreo
Definir un plan de seguimiento y monitoreo es necesario para garantizar que el objetivo se logre a través de las actividades planteadas en la matriz de marco lógico (MML). Esta matriz, a su vez, es el principal insumo del plan.
El seguimiento y monitoreo es un proceso continuo de análisis, observación y sugerencia de ajustes para asegurar que el proyecto esté encaminado a alcanzar su objetivo. El proceso ocurre en dos niveles:
Seguimiento y monitoreo de la visión macro del proyecto
Seguimiento y monitoreo de la visión micro del proyecto
Fallas detectables a través del seguimiento y monitoreo
El seguimiento y monitoreo busca generar un aprendizaje a partir de la detección de distintos tipos de fallas que se pueden presentar a lo largo del programa.
Las principales razones de fracaso de los programas y proyectos suelen ser producto de:
Errores de diseño
Fallas de implementación, que pueden surgir en la gestión del personal y pueden ocurrir por tres motivos:
- Problemas de percepción
- Problemas de capacidad
- Problemas de incentivos
Factores Externos
El seguimiento y monitoreo se operacionaliza a través de un sistema de información que señala, a partir de indicadores, si las cosas se están haciendo bien, si se están haciendo mal y cuáles fueron las razones para que, de ser el caso, el programa no se ejecutara correctamente o de acuerdo a lo planeado.
El plan de seguimiento y monitoreo
Antes de presentar las etapas relacionadas con el plan de seguimiento y monitoreo, es importante tener en cuenta las preguntas que debe responder el plan y a quién se dirige la información que proporciona.
Con el seguimiento y monitoreo:
Entre los destinatarios del seguimiento y monitoreo están:
La estrategia de seguimiento y monitoreo se puede desarrollar en cuatro etapas:
La estrategia de seguimiento y monitoreo se puede desarrollar en cuatro etapas:
Diseño del plan de seguimiento y monitoreo
Implementación del plan
Análisis de resultados
Publicación de resultados
01. Diseño del plan de seguimiento y monitoreo
Un paso previo a la elaboración del plan de seguimiento y monitoreo es la conformación de un Comité de Seguimiento.
El principal insumo para el plan de monitoreo es la matriz de marco lógico (MML), construida en la etapa de diseño del proyecto. La elaboración del plan de monitoreo consta de seis momentos:
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Identificación, a partir de la MML, de las actividades que se deben llevar acabo para producir los componentes. La MML debe contenerla lista detallada de las actividades, las cuales deben organizarse en orden cronológico y agruparse por componente.
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Elaboración de una lista detallada de las acciones que se deben llevar a cabo para ejecutar cada una de las actividades, las cuales deben estar también en orden cronológico y agrupadas por actividad y componente.
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Identificación de los actores del programa a cargo de cada una de las acciones identificadas en los pasos anteriores.
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Para cada acción, identificación de duración y fechas clave.
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Definición de las metas y los indicadores que serán monitoreados en cada acción. En la MML deben estar definidas las metas y los indicadores de las actividades, componentes, propósitos y fines.
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Diseño/definición de los medios de verificación para el monitoreo de las acciones. En la MML deben estar definidos los medios de verificación de las actividades, componentes, propósitos y fines.
Como sucede en la creación de la MML, en la creación del plan de monitoreo es necesario analizar la lógica vertical y horizontal.
Lógica vertical
Lógica horizontal
De esta manera, tanto la lógica vertical como la horizontal juegan un papel importante en el diseño y la implementación del plan de monitoreo. La lógica vertical garantiza que las acciones y actividades estén alineadas con los objetivos más amplios del programa, mientras que la lógica horizontal asegura que los indicadores y medios de verificación sean apropiados y suficientes para evaluar el progreso y el éxito del proyecto. Estas dos dimensiones trabajan en conjunto para brindar una base sólida para el seguimiento y monitoreo, permitiendo a los actores involucrados tomar decisiones informadas y mejorar continuamente la implementación del programa.
El plan de seguimiento y monitoreo se puede estructurar en Excel, en una tabla donde se registra toda la información necesaria para dar seguimiento a las actividades y acciones del proyecto. El plan será el principal instrumento para llevar a cabo el seguimiento y monitoreo.
02. Implementación del plan
Después de la planificación del seguimiento y monitoreo, es necesario establecer lineamientos para su implementación y análisis posterior. La recolección, registro y procesamiento de la información del monitoreo requiere un plan con la suficiente flexibilidad para enfrentar imprevistos. Para lo anterior es importante tener en cuenta:
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Recolección de información
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Sensibilización a los encargados del registro de la información sobre su utilidad y la importancia de seguir los procedimientos diseñados
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Reflexión sobre la elección de los instrumentos, formas de registro y demás herramientas de recolección
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Procesamiento de la información
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Reunión del Comité de Seguimiento
El seguimiento se realiza utilizando la rúbrica de monitoreo, que debe ser utilizada por el Comité de Seguimiento para implementar el monitoreo del proyecto.
Para cada acción es importante definir fechas intermedias de seguimiento en relación con cada una de las metas definidas. Esto permite realizar mediciones periódicas de los indicadores, generar alertas para detectar desviaciones con respecto a lo planeado y tomar acciones correctivas a tiempo.
Seguimiento a las actividades de cada actor
A partir de la rúbrica de monitoreo se pueden generar diagramas de Gantt que permitan visualizar el cronograma de implementación del proyecto. Los diagramas de Gantt son herramientas gráficas que permiten representar la duración de las diferentes acciones y actividades a lo largo del tiempo, facilitando la comprensión del flujo de trabajo y la organización del proyecto.
Los diagramas de Gantt se pueden estructurar para mostrar las acciones y actividades de cada actor responsable de la implementación, lo que ayuda a identificar y asignar responsabilidades de manera clara y eficiente. Además, permiten monitorear el progreso de las actividades y detectar posibles retrasos o adelantos en el cumplimiento de las metas establecidas.
Estos diagramas son especialmente útiles para la coordinación entre los diferentes actores involucrados en el proyecto, ya que permiten tener una visión general del avance del proyecto y facilitan la comunicación y la toma de decisiones en función de los resultados obtenidos en cada etapa de la implementación.
03. Análisis de resultados
Una vez procesada la información del monitoreo, se procede a la realización del análisis de datos, para identificar los puntos críticos. Los resultados del análisis deben servir de insumo para la toma de decisiones.
El Comité de Seguimiento debe realizar dos análisis:
Análisis comparativo
Análisis para identificación de limitaciones
La comparación entre lo programado y lo realizado solo es válida si existe una formulación adecuada del programa, que permita una programación realista e idónea de los diferentes productos, procesos, actividades e insumos requeridos en la operación. Si la programación de un programa es arbitraria, monitorear no tiene sentido. En este contexto, la formulación, programación y monitoreo están estrechamente vinculados1.
04. Publicación de resultados
Una vez concluido el análisis, es fundamental documentar y comunicar los hallazgos a través de un informe de resultados que incluya:
Se deben incluir hipótesis y/o sugerencias que permitan una adecuada interpretación de los hechos observados. La información recolectada y publicada debe ser de utilidad para los interesados del proyecto.
Existen diferentes tipos de informes:
Descriptivos o comparativos
Coyunturales o acumulativos
Numéricos o gráficos
- Ortegón, E.,Pacheco, J.yRoura,H. (2005). Metodología general de identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública. Serie Manuales, núm. 39. Santiago de Chile: ILPES-CEPAL. Obtenido de: http://repositorio.cepal.org/handle/11362/5608
